🤖Groupes automatisés

Les Groupes Automatisés vous permettent d'automatiser l'ajout et la suppression de membres dans un groupe en fonction de critères précis. Contrairement aux groupes statiques, ils évoluent dynamiquement sans intervention manuelle, facilitant ainsi la segmentation des utilisateurs.

Vous pouvez retrouver les groupes automatisés dans la partie Groupes de la page Audience des paramètres de votre Spot. Une colonne spécifique vous permet de les différencier des Groupes statiques.

Créer un groupe automatisé

Vous pouvez créer un groupe de 4 manières différentes :

• En cliquant sur le bouton Créer un groupe au-dessus de la table des groupes.

• En cliquant sur Créer un groupe dans le menu Actions en haut à droite de la table audience.

• En cliquant sur Créer un nouveau groupe dans le menu Tous les membres en haut à gauche de la table audience.

• En sélectionnant dans le tableau les membres souhaités, puis en cliquant sur Actions en haut à droite de la table audience. Cliquez alors sur Créer un nouveau groupe dans le menu Ajouter au groupe.

Un menu s’ouvre avec 2 entrées :

• Groupe statique qui vous permet de créer un groupe manuel.

• Groupe automatisé qui vous permet de créer un groupe automatique.

Une fois que vous avez cliqué sur Groupe automatisé dans le menu de création de groupe, un panneau latéral s'affiche vous permettant de paramétrer ce groupe :

• Choisissez une icône (optionnelle), un nom (obligatoire) et une description (optionnelle)

• Sélectionner le bouton Automatisé

• Définissez les conditions d’adhésion au groupe (obligatoire) :

  • Cliquez sur Nouvelle condition pour ajouter un groupe de critères.

  • Au sein d'une condition, ajoutez un ou plusieurs critères en cliquant sur le bouton Ajouter puis en sélectionnant le type de critères qui vous intéresse (voir les différents types de critères ici).

    • Chaque critère est configurable à l'aide de sélecteur.

    • Vous pouvez combiner les critères avec un opérateur (ET ou OU).

    • Vous pouvez également supprimer un critère en cliquant sur X à droite.

  • Les conditions sont également combinées avec un opérateur (ET ou OU).

• Cliquez sur Enregistrer : un panneau latéral s'ouvre afin de vous permettre d'avoir un aperçu de la liste des membres du groupe.

Depuis ce panneau, vous pouvez :

• Visualiser la liste des membres qui seront ajoutés lors de la création du groupe

• Blacklister certains membres en cliquant sur le X à droite de leur nom

• Retourner au panneau latéral de création pour faire des modifications en cliquant sur le bouton Retour à l'édition

• Créer le groupe en cliquant sur le bouton Créer le groupe : c'est bon, votre groupe est créé ! 👏 Les membres seront ajoutés dans les minutes qui suivent la création

Bon à savoir

• Dans un groupe automatisé, il est possible d'avoir des critères de types différents.

• Une fois un groupe automatisé créé, ses critères ne peuvent plus être modifiés.

Critères

Il y a 4 types de critères possibles :

Informations de profil

Ce type de critère permet de baser le groupe automatisé sur les différentes données utilisateurs :

• Prénom, Nom, Email, Titre

• Statut (Accepté, Invité, En attente)

• Rôle sur le Spot

• Tags

• Dates d'invitation, d'inscription et de dernière activité

Attention

Une fois qu'un tag est un critère de groupe automatisé, vous ne pourrez plus le supprimer.

Propriétés personnalisées

Ce type de critère permet de baser le groupe automatisé sur les valeurs des différentes propriétés que vous avez configurées dans votre Spot.

Attention

• En cas de modification d’une propriété personnalisée, les modifications seront appliquées automatiquement dans le critère.

• Une fois qu'une propriété personnalisée est un critère de groupe automatisé, vous ne pourrez plus la supprimer.

• Dans le cas où une propriété personnalisée de type Sélection multiple ou Sélection simple est un critère d'un groupe automatisé, vous ne pourrez plus supprimer les valeurs de cette propriété.

Dans le cas d'une propriété personnalisée de type Sélection multiple ou Sélection simple, vous avez 2 opérateurs à disposition : est égal à et contient.

• Est égal à veut dire "a exactement telle valeur pour cette propriété".

• Contient veut dire "a au moins telle valeur pour cette propriété".

Réponses au formulaire d’inscription

Ce type de critère permet de baser le groupe automatisé sur les réponses aux questions du formulaire d'inscription que vous avez configurées dans votre Spot.

Attention

• En cas de modification d’une question du formulaire d'inscription, les modifications seront appliquées automatiquement dans le critère.

• Une fois qu'une question du formulaire d'inscription est un critère de groupe automatisé, vous ne pourrez plus la supprimer.

• Dans le cas où une question du formulaire d'inscription de type Sélection multiple ou Sélection simple est un critère d'un groupe automatisé, vous ne pourrez plus supprimer les valeurs de cette question.

Dans le cas d'une question du formulaire d'inscription de type Sélection multiple ou Sélection simple, vous avez 2 opérateurs à disposition : est égal à et contient.

• Est égal à veut dire "a exactement telle valeur pour cette question".

• Contient veut dire "a au moins telle valeur pour cette question".

Appartenance à un autre groupe

Ce type de critère permet de baser le groupe automatisé sur l'appartenance ou non à un autre groupe du Spot (qu'il soit statique ou automatisé).

Attention

Une fois qu'un groupe (qu'il soit statique ou automatisé) est un critère d'un groupe automatisé, vous ne pourrez plus supprimer ce groupe.

Afficher les détails d'un groupe

Depuis la table de groupes, vous pouvez ouvrir un panneau latéral contenant les détails d'un groupe automatisé en cliquant sur le nom du groupe. Ce panneau latéral contient 3 onglets différents :

• Onglet Général

• Onglet Membres

• Onglets Ressources

Modifier les informations du groupe

Dans l'onglet Général, vous pouvez modifier l'ensemble des informations générales sur ce groupe : l'icône, le nom et la description. Vous pouvez également supprimer le groupe depuis cette fenêtre.

Un bouton Copier l'ID du groupe vous permet de récupérer l'id du groupe afin de le réutiliser dans l'API ou au moment de la connexion de vos membres en SSO.

Attention

• Le type de groupe n'est pas modifiable.

• Les critères d'un groupe automatisé ne sont pas modifiables.

Afficher les membres du groupe

Dans l'onglet Membres, l’ensemble des membres du groupe sont listés par ordre alphabétique. Vous pouvez chercher parmi ces membres grâce à la barre de recherche située en haut de la liste. À droite de celle-ci, un bouton Filtres vous permet d'affiner votre recherche en la filtrant par Rôle (Admin, Membre ou rôles personnalisés) et/ou par Statut (Accepté, En attente ou Invité).

Depuis cette liste, au passage de la souris sur le nom d'un membre, un bouton X vous permet de blacklister le membre du groupe. 👉 Plus d'informations ici.

En bas du panneau latéral, vous avez 2 boutons :

• Un bouton Membres blacklistés qui permet d'ouvrir le panneau latéral contenant la liste des membres blacklistés. 👉 Plus d'informations ici.

• Un bouton Voir dans l'audience qui vous redirige vers la table audience filtrée sur le groupe en question.

Afficher les ressources liées au groupe

Dans l'onglet Ressources, la liste des ressources liées à ce groupe est affichée. Vous pouvez chercher parmi ces ressources grâce à la barre de recherche située en haut de la liste. Sous celle-ci, des chips vous permettent d'affiner votre recherche en filtrant par type (Lives, Cours, Canaux, Forums ou Collections).

Gestion des membres du groupe

L'ajout manuel de membres à un groupe automatisé n'est pas possible (ni depuis le Spot, ni via SSO, ni via API). Un membre est ajouté ou retiré uniquement en fonction des critères définis :

• Si un membre répond aux conditions du groupe automatisé, il entre dans ce groupe automatisé et est invité aux différentes ressources liées à ce groupe.

• Si un membre ne répond plus aux conditions du groupe automatisé, il sort dans ce groupe automatisé et donc des ressources auxquelles il était lié via ce groupe.

De plus, si un membre a un statut différent de Accepted, Invited ou Pending, il ne peut pas faire partie du groupe automatisé.

Cependant, il est possible d'exclure certains membres du groupe automatisé. Ces membres ne pourront alors plus être dans le groupe même s'ils en remplissent les critères. Si vous souhaitez exclure un membre :

• Ouvrez le panneau latéral d'édition du groupe

• Aller dans la section Membres

• Cliquez sur le bouton X à droite du nom du membre que vous souhaitez exclure.

Pour accéder à la liste complète des membres exclus de ce groupe automatisé :

• Allez dans la section Membres du panneau latéral d'édition du groupe

• Cliquez sur le bouton Membres exclus en bas de la liste

L'ensemble des membres exclus du groupe s'affiche sous forme de liste dans un panneau latéral. Vous pouvez supprimer certains membres de cette liste en cliquant sur le bouton X à droite de leurs noms. Ils pourront alors intégrer le groupe s'ils en remplissent les critères.

Résumé

Les groupes automatisés fonctionnent selon un principe simple :

• Lorsqu’un membre remplit les critères définis, il est ajouté automatiquement au groupe.

• Si un membre ne répond plus aux critères, il en est retiré automatiquement.

• Un administrateur peut exclure un membre pour l’empêcher d’être ajouté, même s’il correspond aux conditions du groupe.

• Seuls les membres ayant un statut Accepté, Invité ou En attente peuvent être intégrés. Tout changement vers un statut Désactivaté, Désinscrit, Décliné ou Rejeté entraîne leur exclusion automatique.

Aucune action manuelle n'est possible pour ajouter un membre à un groupe automatisé (ni via API, ni via SSO, ni via le Spot). L’appartenance est uniquement basée sur les conditions configurées.