📨Notifications par email

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Pour accéder aux templates d'email :

• Cliquez sur Gérer mon Spot

• Sélectionnez Notifications par email

Vous arrivez sur la page des paramètres de votre Spot qui vous permet de voir tous les types d'email de notifications envoyés afin que vous puissiez modifier leur template.

Page Notifications par email dans les paramètres de votre Spot

Les différents emails

Sur cette page, vous retrouvez la liste des emails que vous pouvez modifier avec le moment auquel ils vont être envoyés. Les emails sont :

• Invitation sur le Spot : cet email est envoyé à un user lorsque vous l'invitez sur votre Spot. Attention, cet email n'est envoyé qu'une seule fois : si vous essayez de réinviter un membre, il ne recevra pas ce deuxième email !

• Inscription à un live : cet email est envoyé à un membre qui vient de s'inscrire à un live.

• Bienvenue sur le Spot : cet email est envoyé à un membre qui vient de rejoindre votre Spot.

• Invitation à un live en tant que speaker : cet email est envoyé à un membre lorsque vous l'invitez à un live en tant que speaker. Attention, cet email n'est envoyé qu'une seule fois : si vous essayez de réinviter ce membre en tant que speaker, il ne recevra pas de 2ᵉ email !

• Invitation à un live en tant que speaker (non-membre) : cet email est envoyé à un user qui n'est pas encore membre de votre Spot lorsque vous l'invitez sur votre Spot en tant que speaker. Attention, cet email n'est envoyé qu'une seule fois : si vous essayez de réinviter ce membre en tant que speaker, il ne recevra pas de 2ᵉ email !

• Invitation à un live en tant que participant : cet email est envoyé à un membre lorsque vous l'invitez à un live en tant que participant. Attention, cet email n'est envoyé qu'une seule fois : si vous essayez de réinviter ce membre en tant que participant, il ne recevra pas ce 2ᵉ email !

• Invitation à un live en tant que participant (non-membre) : cet email est envoyé à un user qui n'est pas encore membre de votre Spot lorsque vous l'invitez sur votre Spot. Attention, cet email n'est envoyé qu'une seule fois : si vous essayez de réinviter ce membre en tant que participant, il ne recevra pas de 2ᵉ email !

• Le live va bientôt démarrer : cet email est envoyé à tous les membres inscrits à un live 5 min avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants incrits (J-1) : cet email est envoyé à tous les membres inscrits à un live 1 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants invités (J-1) : cet email est envoyé à tous les membres invités mais pas inscrits à un live 1 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants incrits (J-3) : cet email est envoyé à tous les membres inscrits à un live 3 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants invités (J-3) : cet email est envoyé à tous les membres invités mais pas inscrits à un live 3 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants incrits (J-7) : cet email est envoyé à tous les membres inscrits à un live 7 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

• Rappel aux participants invités (J-7) : cet email est envoyé à tous les membres invités mais pas inscrits à un live 7 jour avant le début du live. Si vous modifiez la date de début du live avant l'envoi de ce mail, la date et l'heure d'envoi de ce mail seront recalculées.

Email non modifiable

En plus des emails listés ci-dessus, il existe d'autres emails dont vous ne pouvez pas modifier le contenu. Ces emails sont :

• L'email digest : cet email est envoyé à l'ensemble des membres du Spot à intervalle de temps régulier. Il fait un bilan de tout ce qui a pu se passer récemment. Voir ici.

• Réinitialisation de mot de passe : cet email est envoyé à un membre qui a cliqué sur le bouton Réinitialiser mon mot de passe depuis la page paramètres de son profil ou J'ai oublié mon mot de passe dans la modale de connexion.

• Nouveau message direct : cet email est envoyé à un membre qui a reçu un ou plusieurs messages directs et qui ne les a pas lus. Cet email se déclenche jusqu'à 15 min après la réception du message.

• Nouveau message dans un topic : cet email est envoyé à un membre qui a reçu un ou plusieurs messages dans un topic dont il est membre et qui ne les a pas lus. Cet email se déclenche jusqu'à 15 min après la réception du message.

• Nouvelle mention : cet email est envoyé à un membre qui a reçu une ou plusieurs mentions sur le Spot et qui ne les a pas vues. Cet email se déclenche jusqu'à 15 min après la réception de la mention.

• Nouveau topic : cet email est envoyé aux admins quand un ou plusieurs topics ont été créés sur le Spot et qu'ils n'ont pas été vus par celui-ci. Cet email se déclenche jusqu'à 15 min après la réception du message.

• Import de membres : cet email est envoyé à un admin après avoir importé des membres sur son Spot. Il se déclenche dès que tous les emails présents dans le fichier ont été traités. Il contient un récapitulatif de ce qui a été fait : combien d'emails ont été traités, combien de membres ont été ajoutés au Spot, combien de membres ont été rattachés au(x) groupe(s).

Modifier les templates

Depuis la fenêtre vous montrant le template de l'email sélectionné, vous pouvez prévisualiser le mail que les invités recevront. Pour y apporter une modification, cliquez sur le bouton Modifier en bas à droite.

Pour modifier le nom de l’envoyeur, le sujet et l'en-tête du mail, faites attention à respecter la limite de caractères imposée par l’éditeur. Vous pouvez y inclure des emojis et des variables relatives au destinataire et au live. 😎

Liste des variables

Nom de la variable	Correspondance
{{{spotName}}}	Le nom de votre Spot.
{{{firstName}}}	Le prénom du membre qui va recevoir l'email.
{{{email}}}	Adresse email du membre qui va recevoir l'email.
{{{liveName}}}	Le titre du Live.
{{{liveStartDate}}}	La date du Live
{{{liveStartTime}}}	L'heure du Live
{{{invitedByFullName}}}	Le nom du membre qui a créé le Live.
{{{spotOwnerFirstName}}}	Le prénom de la personne qui a créé le Spot.

Le contenu du mail est lui divisé en 4 parties :

• Le message avant le bouton d’inscription. Celui-ci est limité à 2000 caractères. Vous pouvez y insérer des variables relatives au destinataire et au live.

• Le bouton permettant d’accéder au live et de s’y inscrire. Celui-ci n’est pas obligatoire, vous pouvez notamment le désactiver si les invités du live sont déjà membres du Spot et qu’ils peuvent trouver votre live dans la section dédiée. Nous recommandons cependant de le laisser activer pour booster le taux de participation.

• Le message après le bouton d’inscription. Celui-ci est limité à 2000 caractères. Vous pouvez y insérer des variables relatives au destinataire et au live.

• La bannière du mail. Celle-ci est facultative et sera présente en haut du mail si vous choisissez d’en mettre une. L’image importée devra être de taille inférieure à 5 Mo et être au format PNG, JPG ou GIF. Nous vous conseillons d’importer des bannières de taille rectangulaire.

Une fois les informations du template modifiées, vous pouvez cliquer sur Enregistrer en bas à droite pour sauvegarder vos modifications.

Lorsque vous modifier un email de notification de catégorie "Live" au niveau des paramètres, ces modifications auront un impact pour :

• les prochains lives que vous crérez

• les lives pour lesquels cet email est encore en mode Default

Délivrabilité

Si vous ne recevez pas dans votre boîte de réception les emails MeltingSpot, n'hésitez pas à regarder dans votre boîte de SPAM si ceux-si s'y trouvent. Auquel cas il vous faudra les indiquer comme 'non SPAM' pour les recevoir dans votre boîte de réception principale.

Si votre entreprise dispose d'un firewall (pare-feu), voici une liste d'adresse IPs que vous pouvez autoriser pour recevoir nos emails :

• 50.31.156.96/27 (50.31.156.96 - 127)

• 104.245.209.192/26 (104.245.209.192 - 255)

• 50.31.205.204/30 (50.31.205.204 - 207)

• 50.31.205.0/24 (50.31.205.1 - 255)

Le service que nous utilisons pour l'envoi d'emails est Postmark. Vous trouverez dans cet article plus de détails.